BPM, el gran desconocido

Poco tiempo atrás, hablar de procesos, procedimientos o mejora continua en el ámbito de una empresa era sinónimo de hablar de Calidad e ISO-9001, lo cual implicaba pensar en grandes empresas que implantaban dichas medidas para presentarse a proyectos públicos o demostrar su excelencia, y trabajadores y usuarios de dicha metodología que se abrumaban de la cantidad de papeleo, fichas, no conformidades, y auditorías internas y externas que debían de realizar. Ahora cada vez más, hablar de procesos es hablar de Businnes Process Management (BPM), y hablar de mejora continua va ligado a aplicaciones basadas en procesos.

Con dichas aplicaciones basadas en procesos, podemos dotar a nuestros empleados/gerentes/clientes de la herramienta para la gestión de su trabajo o seguimiento de sus actividades, en una herramienta dinámica, que permita adaptar y mejorar el proceso, sea reactiva ante cambios en la organización, mejore continuamente, todo ello de la manera más fácil, rápida, y sin que afecte en gran medida a dichos usuarios finales de la herramienta.

¿Pero, realmente qué es un proceso?

El mejor ejemplo de proceso de la vida empresarial real es la solicitud de vacaciones. Todos, en mayor o en menor medida, debemos seguir un proceso para solicitar vacaciones. Debemos indicarle a nuestro jefe que días queremos, el/ella deberá aprobarlo o no, y si lo aprueba, esa solicitud llegará normalmente a alguien de recursos humanos, quien nos dará el visto bueno o no, basándose en si tenemos días disponibles.

Hoy, recursos humanos debe acceder a su sistema (papel, Excel, aplicación) para recuperar la información de cuantos días ha consumido dicho empleado, pero… ¿porque no automatizarlo?, hacer que el proceso se nutra de dicha información automáticamente (si esta digitalizada claramente), y aún más, ¿por qué no comprobar si tiene días antes de pedirle al jefe que valide? Ahorramos que alguien de RRHH tenga que comprobar la información manualmente, y que el jefe tenga que revisar algo que no va a poder ser aprobado finalmente, y sin embargo el usuario no se ve afectado. Esto es la mejora continua, y apoyándonos en BPM es fácil mejorar nuestros procesos según nuestro negocio evolucione y optimizar los esfuerzos de nuestros recursos.

Os invito a revisar los siguientes whitepapers sobre la metodología BPM y la biblioteca de procesos con ejemplos de procesos reales.

Artículo redactado por Pablo Alonso de Linaje, consultor de Bonitasoft