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Ene

Software de gestión documental de código abierto (ECM)

Update:  El próximo miércoles 27 de mayo del 2020 a las 18.00 (CET) realizaremos un webinar junto con Joaquín Hierro, desarrollador del ECM OpenProdoc, que se menciona al final del post. 

Infórmate y regístrate gratis al webinar “La importancia de la gestión documental en los desarrollos de software”

El software de gestión documental (también conocido como ECM por sus siglas en inglés Enterprise Content Management) sirve para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo vital. Un servicio de almacenamiento de archivos en la nube como ownCloud es una buena herramienta para una pequeña empresa o un autónomo que sólo tiene la obligación de conservar las facturas, pero es muy limitado a la hora de gestionar diferentes tipos de documentos. Afortunadamente, existen ECM de código abierto que facilitan a las organizaciones con menos recursos acceder a una solución de gestión documental profesional.

Alfresco

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Alfresco es el ECM de código abierto más conocido. Según la consultora Forrester, rivaliza con las soluciones privativas de IBM (FileNet) y de EMC (Documentum).  Dispone de una versión gratuita, Alfresco Community Edition, y de una versión de pago, Alfresco One, con soporte de la empresa y módulos opcionales. El programa permite gestionar documentación, crear sitios colaborativos, ejecutar workflows con el BPM Activiti y otras tareas como el desarrollo de aplicaciones. Una de las razones de su éxito es su fácil integración con otros sistemas, como Liferay, Magnolia, Hadoop, etc. Existen scripts que agilizan su instalación y proveedores de hosting que ofrecen instalaciones en un solo click.

Nuxeo

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Una crítica frecuente a Alfresco es que ofrece un producto open source limitado como gancho para que el cliente lo pruebe y se pase a la versión de pago, que incluye todas las actualizaciones y prestaciones. Nuxeo es un ECM con funcionalidades muy similares a las del Afresco pero sin una versión de pago diferente de la versión de código abierto. Destaca también por su buena integración con otros sistemas y su escalabilidad. El modelo de negocio de la compañía se basa en ofrecer servicios adicionales, como almacenamiento en la nube y soporte.

OpenKM

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OpenKM es un ECM open source de la compañía española Open Document Management System, S.L., con sede en Palma de Mallorca. Se diferencia de los anteriores en que está optimizado para la gestión documental pura y dura y presenta menos funcionalidades adicionales. Cuenta con módulos muy interesantes como el de e-mail archiving y el de factura electrónica, así como con un motor de workflows y un framework de aplicaciones. La empresa ofrece un software open source igual que el que instalan en sus servicios de pago y un programa de formación más económico que el de sus principales competidores.

OpenProdoc

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No podía faltar OpenProdoc, un ECM de código abierto desarrollado por Joaquín Hierro. De los cuatro programas, es el que menos funcionalidades ofrece, pero en compensación es el más sencillo de administrar y el que menos recursos consume. Esto lo convierte en la opción ideal para las organizaciones que busquen un software de gestión documental sencillo pero sólido. Permite importar documentos digitalizados con Kofax Capture o Abby FineReader y cuenta con una versión portable.

6 Responses

    1. Avatar

      Soy programador autodidacta con alguna experiencia en gestión e indexado documental. Te invitaría a que echaras un ojo a una herramienta super sencilla que desarrollé hace un par de años y que ya han revisado algunos ingenieros. Su nombre es GUTENBERG 3.0 y desde la web del proyecto puedes bajarte el manual completo y la propia aplicación, que es totalmente gratuita aunque requiere registro por parte del autor.

      Si googleas GUTENBERG 3.0 llegarás directamente a la web oficial del aplicativo.

      Saludos y gracias.

  1. Avatar

    Gracias Guillermo por el post. Como bien dices, hay muchos gestores documentales, ya sean open source o de pago, con los que la gestión de documentos en las empresas se hace mucho más fácil.
    Hay mucha variedad y no existe el “mejor gestor documental”. La mejor elección depende de las necesidades de cada empresa. Nosotros, por ejemplo, hemos desarrollado un gestor documental para pymes, autónomos y grandes empresas que facilita el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
    Te dejo el link para que puedas informarte: https://vitradoc.com/

    Gracias y sigue con los posts!

  2. Avatar

    Muy buenas, soy Rafael, autor del gestor gratuito GUTENBERG 3.0 que aparece en los comentarios.

    Quería comentar por aquí que en la última actualización del manual se documenta la compatibilidad de indizado con unidades de almacenamiento en la nube como Google Drive® a través de la aplicación Google Drive® para Windows®

    Gracias a todos los usuarios por hacerme llegar su experiencia con GUTENBERG 3.0.

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