{"id":62200,"date":"2021-06-25T10:52:41","date_gmt":"2021-06-25T08:52:41","guid":{"rendered":"https:\/\/openexpoeurope.com\/?p=62200"},"modified":"2021-06-28T10:57:13","modified_gmt":"2021-06-28T08:57:13","slug":"seleccion-de-un-producto-de-software-por-que-no-existe-el-mejor-producto","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/seleccion-de-un-producto-de-software-por-que-no-existe-el-mejor-producto\/","title":{"rendered":"Selecci\u00f3n de un producto de software (\u00bfPor qu\u00e9 no existe \u201cel mejor producto\u201d?)"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: center;\"><strong>Selecci\u00f3n de un producto de software (\u00bfPor qu\u00e9 no existe \u201cel mejor producto\u201d?)<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Siguiendo con nuestro<a href=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/gestion-documental-mucho-mas-que-papeles\/\"> proceso de implantaci\u00f3n de gesti\u00f3n documental<\/a>, corresponder\u00eda ahora tanto la toma de requisitos como la selecci\u00f3n del producto m\u00e1s adecuado que cubra esos requisitos, en nuestro caso el <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Software_de_gesti%C3%B3n_documental\">gestor documental<\/a> donde almacenaremos todos los documentos, tanto los propios de nuestro trabajo (expedientes, proyectos, planos, etc) como los documentos internos (normas de recursos humanos, organigramas, etc.).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En estos casos, surgen inevitablemente preguntas como: \u201c<i>\u00bfQu\u00e9 gestor documental me recomiendas?\u201c, \u201c\u00bfCu\u00e1l es el mejor producto?\u201d <\/i>O <i>\u201c\u00bfQu\u00e9 indican los an\u00e1lisis de las consultoras (Gartner, Forrester,..) sobre este sector? \u201c<\/i><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Estas preguntas, y sus respuestas, si no se manejan con cuidado nos pueden llevar a perder mucho tiempo y mucho dinero.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aunque tendemos a olvidarlo, <b>hay que recordar que \u201cno hay mejor producto\u201d,<\/b> al igual que no hay \u201cmejor veh\u00edculo\u201d o \u201cmejor barrio\/localidad en el que vivir\u201d.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Podemos hablar de que <b>existe un \u201cproducto m\u00e1s adecuado\u201d para nuestro caso concreto<\/b>, es decir para la combinaci\u00f3n de:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><b>Nuestro<\/b> entorno<\/li>\n<li><b>Nuestras<\/b> necesidades<\/li>\n<li>Y especialmente de <b>nuestra<\/b> valoraci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por tanto, para elegir un producto lo m\u00e1s importante es especificar y acotar nuestros requerimientos, tanto funcionales (nuestras necesidades) como tecnol\u00f3gicos (nuestro entorno) y muy importante, la importancia que damos a cada elementos (nuestra valoraci\u00f3n).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Este \u00faltimo punto tiende a pasar desapercibido y sin embargo puede determinar elegir el producto adecuado o uno incorrecto. Es imprescindible ponderar y asignar un peso a la valoraci\u00f3n que se haga de cada requerimiento o caracter\u00edstica, al igual que en un examen u oposici\u00f3n el peso que cada apartado aporta a la nota final no es el mismo.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Cuando elegimos un coche, la importancia que demos al tama\u00f1o del maletero, por ejemplo, depender\u00e1 de si somos una familia o un solo individuo. La importancia del consumo depender\u00e1 de si hacemos muchos kil\u00f3metros al a\u00f1o o pocos. El n\u00famero de talleres oficiales en la zona ser\u00e1 menos importante si sabemos de mec\u00e1nica y podemos hacer ciertas tareas por nosotros mismos.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">La importancia y el peso que se d\u00e9 a cada una de las caracter\u00edsticas pueden cambiar la \u201cnota\u201d global que obtenga cada producto a evaluar y determinar el producto m\u00e1s adecuado.<\/p>\n<h3><strong>Requerimientos a incluir para elegir un producto de software adecuado<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00bfC\u00f3mo estructurar los requerimientos? \u00bfQu\u00e9 requerimientos incluir?<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Mi recomendaci\u00f3n es empezar por agruparlas siempre por \u201cfamilias\u201d o \u201cgrandes bloques\u201d, de forma que puede tenerse una visi\u00f3n de los puntos fuertes y d\u00e9biles de cada producto. As\u00ed, por ejemplo, podr\u00eda definirse:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><b>Funcionales<\/b>: Conjunto de requerimientos propios del tipo de producto que vamos a elegir. Este ser\u00eda el aspecto m\u00e1s importante, y en ocasiones el \u00fanico que se tiene en cuenta, aunque siempre debe tenerse otros en cuenta.<\/li>\n<li><b>Arquitectura<\/b>: Aspectos de la arquitectura que permitan adaptarse a la carga de trabajo variable, instalar de forma sencilla, adaptarse a distintos entornos e infraestructuras, etc.<\/li>\n<li><b>Integraci\u00f3n, desarrollo y parametrizaci\u00f3n<\/b>: Posibilidades de integraci\u00f3n con otros productos, de parametrizar para adaptarse a nuestras necesidades,&#8230;<\/li>\n<li><b>Seguridad<\/b>: Gesti\u00f3n de usuarios, autenticaci\u00f3n, autorizaci\u00f3n, encriptaci\u00f3n, etc.<\/li>\n<li><b>Administraci\u00f3n y monitorizaci\u00f3n<\/b>: Posibilidades de gestionar el producto, verificar su estado, ajustar rendimiento, monitorizar su estado de salud,&#8230;<\/li>\n<li><b>Compa\u00f1\u00eda, licencias y ecosistema<\/b>: Caracter\u00edsticas de la compa\u00f1\u00eda y del producto (muy extendido, poco conocido, con muchos profesionales que lo conocen,..), Open Source o cerrado,..<\/li>\n<li><b>Coste<\/b>: Conjunto de costes a tener en cuenta, incluyendo adquisici\u00f3n, modelo de licenciamiento (por usuario, servidor, carga,..), soporte, formaci\u00f3n, servidores necesarios para instalar, otros productos requeridos, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">As\u00ed, por ejemplo, un esquema <b>muy sencillo<\/b> (casi trivial) para evaluar un gestor documental podr\u00eda incluir los puntos:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Funcionales:<\/strong>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Posibilidades de modelado documental (tipos\/metadatos)<\/li>\n<li>Manejo de carpetas \/ estructuras jer\u00e1rquicas<\/li>\n<li>Indexaci\u00f3n por texto completo<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Cat%C3%A1logo_en_l%C3%ADnea\">OPAC<\/a><\/li>\n<li>Flujos de trabajo<\/li>\n<li>L\u00edneas de valores controladas<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><b>Arquitectura<\/b><span style=\"font-family: 'Courier New', serif;\">:<\/span>\n<ul>\n<li>Soporte <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Escalabilidad\">Escalabilidad<\/a> Horizontal \/ Vertical<\/li>\n<li>Soporte m\u00faltiples infraestructuras<\/li>\n<li>Soporte <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Virtualizaci%C3%B3n_a_nivel_de_sistema_operativo\">contenedores\u00a0<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Integraci\u00f3n, desarrollo y parametrizaci\u00f3n:<\/strong>\n<ul>\n<li>API DE acceso<\/li>\n<li>Conectores de entrada y salida a otros sistemas<\/li>\n<li>Parametrizaci\u00f3n interfaz de usuario<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Seguridad:\u00a0<\/strong>\n<ul>\n<li>Modelo de Autorizaci\u00f3n (<a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Lista_de_control_de_acceso\">ACLs<\/a>)<\/li>\n<li>Integraci\u00f3n <a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Protocolo_ligero_de_acceso_a_directorios\">Ldap<\/a> entidad<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de roles<\/li>\n<li>Encriptaci\u00f3n comunicaciones\u00a0 almacenamiento<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Administraci\u00f3n y monitorizaci\u00f3n:<\/strong>\n<ul>\n<li>Facilidad instalaci\u00f3n\/actualizaci\u00f3n<\/li>\n<li>Trazas operaci\u00f3n<\/li>\n<li>Monitorizaci\u00f3n estado<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Compa\u00f1\u00eda, licencias y ecosistema:<\/strong>\n<ul>\n<li>Soporte de la compa\u00f1\u00eda<\/li>\n<li>Difusi\u00f3n del producto<\/li>\n<li>Open Source \/ Cerrado<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Coste:<\/strong>\n<ul>\n<li>Adquisici\u00f3n licencias<\/li>\n<li>Coste soporte anual<\/li>\n<li>Coste servidores<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Realmente deber\u00eda elaborarse un modelo m\u00e1s complejo, pero servir\u00eda como una primera aproximaci\u00f3n.<\/p>\n<h3><strong>Ponderaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00bfC\u00f3mo poner \u201cnota\u201d y c\u00f3mo ponderar cada respuesta?<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Mi recomendaci\u00f3n (a pesar de la \u201cestandarizaci\u00f3n \u201csobre 5 de los \u201clikes\u201d <span style=\"font-family: Wingdings, serif;\">\uf04a<\/span> ) <b>es puntuar sobre 10 cada punto, cada secci\u00f3n y la nota total<\/b>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Desde luego, \u201cpuntuar\u201d con colores o flechas arriba y abajo imposibilita aplicar formulas y no permite medir adecuadamente, as\u00ed que es algo que desaconsejo en el proceso de selecci\u00f3n, limit\u00e1ndolo solo a presentaciones o informes resumen del proceso una vez acabado.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Para <b>evitar aspectos subjetivos de la evaluaci\u00f3n<\/b> <b>y evitar derivas personales<\/b> (tendemos a poner mejor nota al producto que m\u00e1s nos gusta subjetivamente, sin evaluar realmente cada aspecto) un primer paso es <b>determinar previamente la escala de valoraci\u00f3n que aplicaremos a cada punto<\/b>, definiendo los valores m\u00e1ximo (10), m\u00ednimo (0) y valores intermedios.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">As\u00ed, por ejemplo para el modelado documental podr\u00eda plantearse una escala como:<\/p>\n<p>0. No permite crear tipos documentales<\/p>\n<p>3. Permite crear tipos de documentos O tipos de carpetas \/ expedientes<\/p>\n<p>5. Permite crear tipos de documentos Y tipos de carpetas \/ expedientes<\/p>\n<p>8. Permite crear tipos con metadatos de diversas caracter\u00edsticas<\/p>\n<p>10. Permite crear tipos con metadatos de diversas caracter\u00edsticas y listas controladas<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">De forma que cuando comparemos los productos, podamos ir asignando notas a sus caracter\u00edsticas\/respuestas de forma objetiva y sistem\u00e1tica.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Respecto al peso de cada punto dentro de una secci\u00f3n, y de cada secci\u00f3n dentro de la nota total, lo m\u00e1s recomendable es que sume siempre un 100%, es decir, siguiendo con el ejemplo anterior:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Funcionales: &#8212;&#8211;(40%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Posibilidades de modelado documental (tipos\/metadatos). (35%)<\/li>\n<li>Manejo de carpetas\/estructuras jer\u00e1rquicas (20%)<\/li>\n<li>Indexaci\u00f3n por texto completo (10%)<\/li>\n<li>OPAC (10%)<\/li>\n<li>Flujos de trabajo (20%)<\/li>\n<li>Listas controladas (5%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Arquitectura: &#8212;&#8211; (15%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Soporte Escalabilidad Horizontal\/vertical (40%)<\/li>\n<li>Soporte m\u00faltiples infraestructuras (40%)<\/li>\n<li>Soporte contenedores (20%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong> Integraci\u00f3n, desarrollo y parametrizaci\u00f3n: &#8212;- (5%)<\/strong>\n<ul>\n<li>API de acceso (40%)<\/li>\n<li>Conectores de entrada y salida a otros sistemas (20%)<\/li>\n<li>Parametrizaci\u00f3n interfaz de usuario (40%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Seguridad: &#8212;&#8211; (10%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Modelo de Autorizaci\u00f3n (ACLs) (40%)<\/li>\n<li>Integraci\u00f3n Ldap entidad (20%)<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de Roles (20%)<\/li>\n<li>Encriptaci\u00f3n comunicaciones y almacenamiento (20%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Administraci\u00f3n y monitorizaci\u00f3n: &#8212;&#8211; (5%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Facilidad instalaci\u00f3n\/actualizaci\u00f3n (20%)<\/li>\n<li>Trazas operaci\u00f3n (40%)<\/li>\n<li>Monitorizaci\u00f3n estado (40%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong> Compa\u00f1\u00eda, licencias y ecosistema: &#8212;&#8211; (5%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Soporte de la compa\u00f1\u00eda (30%)<\/li>\n<li>Difusi\u00f3n del producto (20%)<\/li>\n<li>Open Source \/ cerrado (50%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Coste: &#8212;&#8211; (20%)<\/strong>\n<ul>\n<li>Adquisici\u00f3n licencias (50%)<\/li>\n<li>Coste soporte anual (20%)<\/li>\n<li>Coste servidores (30%)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">De esta forma es f\u00e1cil comprobar las formulas, ya que si todos los valores est\u00e1n rellenos con un 10, obtendremos una nota total de 10. Adem\u00e1s permite ver que productos aprueban y en que apartados son mejores.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Este <b>proceso de la ponderaci\u00f3n es cr\u00edtico, ya que nos permite fijar nuestras prioridades de acuerdo a nuestras necesidades y preferencias<\/b>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por ejemplo, si necesitamos integrarlo con otros sistemas, el peso de las opciones de <i>integraci\u00f3n\/desarrollo<\/i> puede aumentar, reduciendo otros factores (para mantener el total de 100%). Si es un sistema cr\u00edtico y necesitamos un soporte 24h, tanto el peso del apartado <i>Compa\u00f1\u00eda<\/i> como el de <i>Soporte<\/i> dentro de Compa\u00f1\u00eda, crecer\u00e1n a costa de otros puntos.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Con todo lo anterior podremos crear una hoja de c\u00e1lculo con las formulas necesarias, que nos permita calcular la nota de cada candidato.<\/p>\n<h3><strong>Evaluaci\u00f3n de cada producto<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Con el \u201cexamen\u201d preparado, ya podemos empezar a buscar candidatos y evaluarlos. Recomiendo <b>realizar una b\u00fasqueda amplia<\/b>, sin filtros previos, y, una vez revisados los candidatos, <b>realizar la evaluaci\u00f3n detallada con los m\u00e1s \u201cinteresantes\u201d<\/b> (entre 5 y 10 productos).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">La recopilaci\u00f3n de los datos y respuestas a las preguntas podr\u00eda hacerse, o bien por un cuestionario enviado a los fabricantes\/distribuidores o bien analizando la documentaci\u00f3n disponible. En cualquier caso<b>, es importante documentar la respuesta a cada pregunta<\/b> (ya sea porque est\u00e1 en el cuestionario o porque aparece en un documento o en su web) anotando la fuente de la respuesta\/valoraci\u00f3n, de forma que podamos confirmarlo si hay dudas.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Con las respuestas al \u201cexamen\u201d podremos rellenar la hoja de c\u00e1lculo con las notas y una puntuaci\u00f3n de cada producto, que nos dar\u00e1 el m\u00e1s adecuado a nuestras necesidades.<\/p>\n<h3><strong>Pruebas<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aunque la nota es cr\u00edtica no siempre la informaci\u00f3n que hemos recopilado es 100% fiable (por los diversos criterios de cada fabricante, posible indefinici\u00f3n de las preguntas, interpretaci\u00f3n de caracter\u00edsticas, etc.) ni puede asegurarse que el producto con la mejor nota sea el realmente el \u00f3ptimo y no el segundo (especialmente si las notas son muy cercanas).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por ello es recomendable montar un peque\u00f1o piloto donde se pruebe los dos o tres productos con mejor valoraci\u00f3n durante un tiempo, intentando realizar las tareas de parametrizaci\u00f3n y uso que necesitaremos realmente, para ver si tras esa experiencia uso puede ocurrir que finalmente confirmemos el producto con mejor calificaci\u00f3n u quiz\u00e1 optemos por el segundo o tercero.<\/p>\n<h3><strong>Conclusiones<\/strong><\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Si alguien se plantea que es bastante trabajo hacerlo bien, le contestar\u00eda que, efectivamente, no se hace \u201cen dos tardes\u201d. Sin embargo, si hacemos un peque\u00f1o c\u00e1lculo veremos que merece la pena esa inversi\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Supongamos un gestor documental que utilizar\u00e1n solo 10 personas. El grueso de la informaci\u00f3n de cualquier empresa o instituci\u00f3n est\u00e1 almacenado en documentos y es f\u00e1cil dedicarle 2 horas diarias a buscar o manejar documentos (ya sea para tramitarlos o para consultar informaci\u00f3n). Muchos estudios confirman tiempos de dedicaci\u00f3n con estos \u00f3rdenes de magnitud.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Con esos datos, el total de horas anuales utilizando el gestor documental elegido ser\u00edan:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">2 h\/persona\/d\u00eda * 10 personas * 220 d\u00edas\/a\u00f1o = 4.400 horas empleadas\/a\u00f1o.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Supongamos que una herramienta bien elegida nos permitir\u00e1 ahorrar un 10% de trabajo comparada con otras (lo que no es una gran diferencia, he visto herramientas \u201clamentables\u201d que hacen perder mucho tiempo), eso son 440h en un solo a\u00f1o, es decir casi 3 meses de trabajo. Y eso \u00fanicamente para 10 personas, en cuanto sea mayor el n\u00famero de usuarios, el ahorro eligiendo bien (o p\u00e9rdida eligiendo mal) ser\u00e1 much\u00edsimo mayor.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por tanto el dedicar, durante un per\u00edodo de 2 o tres meses, un total de 160 o 320 horas de esfuerzo para elegir BIEN un producto se amortiza en el primer a\u00f1o. Eso sin contar con el dinero y esfuerzo malgastados en muchas ocasiones por no haber elegido bien y tener que volver a empezar.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">As\u00ed que animo a todos a realizar un proceso en condiciones, el resultado ser\u00e1 siempre satisfactorio.<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/author\/joaquinhierro\/\"><strong>M\u00e1s art\u00edculos de Joaqu\u00edn Hierro<\/strong><\/a><\/h3>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Selecci\u00f3n de un producto de software (\u00bfPor qu\u00e9 no existe \u201cel mejor producto\u201d?) 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