{"id":63763,"date":"2021-10-13T17:25:16","date_gmt":"2021-10-13T15:25:16","guid":{"rendered":"https:\/\/openexpoeurope.com\/?p=63763"},"modified":"2021-10-13T17:27:53","modified_gmt":"2021-10-13T15:27:53","slug":"modelado-documental-implantar-un-gestor-documental-en-una-entidad","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/modelado-documental-implantar-un-gestor-documental-en-una-entidad\/","title":{"rendered":"Modelado Documental &#8211; Implantar un gestor documental en una entidad"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: center;\"><strong>Modelado Documental &#8211; Implantar un gestor documental en una entidad<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Siguiendo con el escenario propuesto de un ciclo de entradas en torno a la <a href=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/gestion-documental-mucho-mas-que-papeles\/\">implantaci\u00f3n de un gestor documental en una entidad<\/a>\u00a0tenemos ya elegido el producto en el que almacenaremos todos los documentos de nuestra empresa o instituci\u00f3n, pero ahora llega un proceso cr\u00edtico, el modelado.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aunque he visto muchos proyectos desastrosos, donde se utiliza el gestor documental como una simple \u201ccarpeta de red\u201d, donde se \u201ctira\u201d los documentos sin pr\u00e1cticamente metadatos, solo con el nombre del fichero, hay que recordar que hacerlo as\u00ed es un derroche de recursos (para eso puede utilizarse una carpeta de red o un servidor ftp).\u00a0 Sobre todo es un derroche enorme de esfuerzo humano (ya que luego los documentos no se encuentran nunca), as\u00ed que merece la pena dedicar tiempo a modelar la informaci\u00f3n adecuadamente.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><strong>Por qu\u00e9 modelar\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Como dice la frase tradicional \u201c<i>Garbage In &#8211; Garbage Out<\/i>\u201d (\u201c<i>Si entra basura, sale basura<\/i>\u201d). Esto parece evidente, pero es habitual \u201cdejarse llevar por las prisas\u201d o dar poco importancia a un correcto modelado, argumentado razones como:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>\u201c<i>Luego lo puedo buscar por las palabras contenidas en el documento<\/i>\u201d<\/li>\n<li>\u201c<i>No se puede perder tiempo describiendo cada documento<\/i>\u201d<\/li>\n<li>\u201c<i>Ya tengo los datos del documento en la aplicaci\u00f3n que los recibe, no necesito incluirlos adem\u00e1s en el gestor documental<\/i>\u201d<\/li>\n<li>\u201c<i>Me gustar\u00eda modelar pero ser\u00e1 un proceso demasiado largo\u201d<\/i><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Si repasamos estos argumentos, veremos que son err\u00f3neos:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>\u201c<i>Luego lo puedo buscar por las palabras contenidas en el documento<\/i>\u201d: Esto implica que TODOS los documentos son un formato de documento de texto, no imagen u otros formatos (si no son TODOS perderemos algunos documentos y mucho tiempo busc\u00e1ndolos) o que haremos <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Reconocimiento_%C3%B3ptico_de_caracteres\">OCR<\/a><\/u><\/span> (reconocimiento \u00f3ptico de caracteres) sobre la imagen. Sin embargo cualquier OCR tiene un porcentaje de fallos que puede afectar a los caracteres que nos interesan precisamente (una letra de un nombre, de un DNI o de una fecha). Adem\u00e1s muchos de los datos por los que necesitamos buscar no est\u00e1n en el documento, sino que son parte de nuestro proceso interno (c\u00f3digos de expediente, de contrato, fechas, etc.). Finalmente, la b\u00fasqueda por contenido con un <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Motor_de_b%C3%BAsqueda\">motor de b\u00fasqueda<\/a><\/u><\/span> no permite estructurar y filtrar adecuadamente, como experimentamos (\u00bfnos desesperamos?) habitualmente cuando utilizamos cualquier buscador Web. No es lo mismo que un nombre aparezca, por ejemplo, como representante o como representado, o que buscando por \u201c<i>Toledo<\/i>\u201d, recuperemos tanto localidades como apellidos o marcas.<\/li>\n<li>\u201c<i>No se puede perder tiempo describiendo cada documento<\/i>\u201d: Siempre se contabiliza el coste de describir adecuadamente los documentos, pero nunca se tiene en cuenta:\n<ul>\n<li>los costes por usuario de buscar los documentos (se emplea much\u00edsimo tiempo buscando informaci\u00f3n y, si est\u00e1 mal estructurada, pueden doblarse o triplicarse),<\/li>\n<li>costes de no encontrar la informaci\u00f3n necesaria (legales, de imagen, de oportunidad),<\/li>\n<li>lo que cuesta la infraestructura (servidores, comunicaciones, etc) innecesaria (debido a que hay que abrir\/descargar muchos documentos y revisarlos para ver si es el que buscamos, al no estar adecuadamente descritos).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\u201c<i>Ya tengo los datos del documento en la aplicaci\u00f3n que lo recibe, no necesito incluirlos adem\u00e1s en el gestor documental<\/i>\u201d: Ese modelo donde los datos se guardan en un aplicaci\u00f3n, y no en el gestor documental, presentan varios problemas:\n<ul>\n<li>Asume que los documentos no ser\u00e1n utilizables en otros procesos de la instituci\u00f3n, obligando a recoger los documentos m\u00faltiples veces, doblando ocupaci\u00f3n, degradando la velocidad de los procesos y prestando peor servicio a los usuarios. (todos hemos sufrido tener que entregar repetidas veces el mismo documento a una empresa o instituci\u00f3n que ya lo tiene, simplemente porque \u201csus sistemas no se comunican entre ellos\u201d).<\/li>\n<li>Si cambia la aplicaci\u00f3n, debemos migrar los datos de esos documentos a una nueva aplicaci\u00f3n<\/li>\n<li>Puede provocar incumplimientos legales (<span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Reglamento_General_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos\">GDPR<\/a><\/u><\/span>, <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Ley_Org%C3%A1nica_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos_de_Car%C3%A1cter_Personal_(Espa%C3%B1a)\">LOPD<\/a><\/u><\/span>,..), al tener que implementar procesos de borrado o seguridad de documentos en m\u00faltiples sistemas en lugar de un \u00fanico repositorio central.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Adem\u00e1s, si la informaci\u00f3n ya esta en un aplicaci\u00f3n, es trivial almacenarla TAMBI\u00c9N en el gestor documental asociada al documento.<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>\u201c<i>Me gustar\u00eda modelar pero ser\u00e1 un proceso demasiado largo\u201d<\/i>: Es cierto que un an\u00e1lisis completo y en profundidad de toda una empresa o instituci\u00f3n puede ser largo, pero puede plantearse un an\u00e1lisis gradual e iterativo (por procesos o departamentos) que permita empezar a manejar documentos adecuadamente sin necesidad de tener totalmente analizados todos los procesos y documentos.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-63766 aligncenter\" src=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-1-300x216.jpg\" alt=\"\" width=\"897\" height=\"646\" srcset=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-1-300x216.jpg 300w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-1-1024x737.jpg 1024w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-1-768x553.jpg 768w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-1.jpg 1200w\" sizes=\"auto, (max-width: 897px) 100vw, 897px\" \/><\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><b>C\u00f3mo modelar<\/b><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">El modelado documental no se parece al modelado de bases de datos tradicionales, donde definimos entidades y relaciones, aunque tiene elementos en com\u00fan con ellas, as\u00ed como con las nuevas bases de datos <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/NoSQL\">NoSQL<\/a><\/u><\/span>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En un gestor documental b\u00e1sicamente debe modelarse las tipolog\u00edas de documentos, con sus metadatos o campos, as\u00ed como las tipolog\u00edas de carpetas\/contenedores\/expedientes con sus metadatos correspondientes. (Adicionalmente habr\u00e1 que modelar aspectos como la conservaci\u00f3n, el almacenamiento, la seguridad y los procesos documentales, elementos cada uno de ellos que requerir\u00edan art\u00edculos espec\u00edficos).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Adem\u00e1s de definir los metadatos (Nombre, autor, fecha, t\u00edtulo,..) que describir\u00e1n el documento con sus tipos de datos (cadena, fecha, entero, l\u00f3gico,..), una diferencia importante con una BB.DD. es que algunos metadatos de un documento puedan tener m\u00faltiples ocurrencias. Por ejemplo autores, palabras claves, responsables,..<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Adicionalmente, tambi\u00e9n es habitual que el modelado sea \u201c<span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Programaci%C3%B3n_orientada_a_objetos\">orientado a objetos<\/a><\/u><\/span>\u201d, es decir poder definir tipos o clases de documentos (<i>Documento Identidad, Informe, Contrato<\/i>,..) y subtipos de cada uno de ellos (<i>DNI, Pasaporte,\u2026; Informe T\u00e9cnico, Informe Financiero,..; contrato Laboral, Contrato Mercantil<\/i>,..) que heredan metadatos y otras caracter\u00edsticas de los tipos \u201cpadre\u201d (seguridad, conservaci\u00f3n, almacenamiento,..). Esto permite representar adecuadamente los distintos tipos de informaci\u00f3n y adem\u00e1s realizar un an\u00e1lisis iterativo y gradual (lo que reduce el problema anteriormente citado de tiempo de an\u00e1lisis)<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En el caso del modelado de las carpetas las posibilidades son similares, con la complejidad adicional de que cada carpeta podr\u00eda contener otras carpetas o tipos de documentos. Se crear\u00e1 as\u00ed una jerarqu\u00eda describiendo la estructura organizativa de una instituci\u00f3n (direcciones, departamentos, equipos, etc.) as\u00ed como limitando los tipos de carpetas o documentos que pueden insertarse en ellos (indicando por ejemplo, \u201cno puede crearse una carpeta de tipo <i>Direcci\u00f3n<\/i> dentro de una carpeta de tipo <i>Departamento<\/i>\u201d o \u201cno puede insertarse un documento de tipo <i>Baja M\u00e9dica<\/i> dentro de una carpeta de tipo <i>Expediente Personal<\/i> sino en carpetas de tipo <i>Seguimiento Salud<\/i>\u201d).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\" wp-image-63768 aligncenter\" src=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-2-300x194.png\" alt=\"\" width=\"959\" height=\"621\" srcset=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-2-300x194.png 300w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-2-1024x664.png 1024w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-2-768x498.png 768w, https:\/\/openexpoeurope.com\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/Modelado-documental-2.png 1416w\" sizes=\"auto, (max-width: 959px) 100vw, 959px\" \/><\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\"><b>Con qu\u00e9 modelar<\/b><\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hasta donde conozco no existen herramientas especializadas en modelado de documentos, as\u00ed que hay que utilizar alternativas m\u00e1s o menos adecuadas.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Es habitual utilizar hojas de c\u00e1lculo o documentos de texto, que l\u00f3gicamente no son la mejor opci\u00f3n y no son recomendables.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Una posibilidad es utilizar herramientas de modelado de base de datos, como <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/app.diagrams.net\/\">Draw.io<\/a><\/u><\/span> o <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/fabforce.eu\/dbdesigner4\/\">DBDesigner<\/a><\/u><\/span>. Este tipo de herramientas no permiten reflejar toda la complejidad de relaciones y elementos de un modelado documental. No obstante pueden ser una opci\u00f3n mejor que un formato de documento ofim\u00e1tico.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Como herramientas de modelado de documentos puede ser recomendable utilizar alguna herramienta de modelado <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/Lenguaje_unificado_de_modelado\">UML<\/a><\/u><\/span> (siempre que el gestor documental incluya orientaci\u00f3n a objetos entre sus capacidades), entre las que podemos citar productos open source como <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/www.modelio.org\/\">Modelio<\/a><\/u><\/span> o <span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/github.com\/argouml-tigris-org\/argouml\">ArgoUML<\/a><\/u><\/span>. Probablemente es la mejor opci\u00f3n para reflejar la complejidad de relaciones, la herencia y los metadatos de cada tipolog\u00eda.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por \u00faltimo, aunque no sean herramientas de modelado, una opci\u00f3n interesante es, en lugar de modelar, \u201cmaquetar\u201d. Es decir crear las definiciones realmente en un entorno reducido donde pueda probarse el comportamiento con todas las caracter\u00edsticas de un gestor documental.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Para ello puede utilizarse alg\u00fan gestor documental portable o personal como <a href=\"https:\/\/jhierrot.github.io\/openprodoc\/index_ES.html\">OpenProdoc<\/a> o <a href=\"https:\/\/www.krystaldms.in\/products\/community\/\/\">Krystal<\/a>. Esta maqueta puede utilizarse para probar el comportamiento, mostrarlo a las personas que lo utilizar\u00e1n y luego exportar las definiciones e importarlas en el gestor documental del entorno elegido.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00a0Con la herramienta m\u00e1s adecuada que pueda utilizarse en cada caso, el dise\u00f1o y modelado de la informaci\u00f3n siempre nos ahorrar\u00e1 trabajo. Adem\u00e1s, devolver\u00e1 con creces el esfuerzo inicial invertido.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/author\/joaquinhierro\/\"><strong>M\u00e1s art\u00edculos de Joaqu\u00edn Hierro<\/strong><\/a><\/h3>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Modelado Documental &#8211; Implantar un gestor documental en una entidad Siguiendo con el escenario propuesto de un ciclo de entradas en torno a la implantaci\u00f3n de un gestor documental en una entidad\u00a0tenemos ya elegido el producto en el que almacenaremos todos los documentos de nuestra empresa o instituci\u00f3n, pero ahora llega un proceso cr\u00edtico, el&#8230; <\/p>\n<div class=\"clear\"><\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/modelado-documental-implantar-un-gestor-documental-en-una-entidad\/\" class=\"gdlr-info-font excerpt-read-more\">Read More<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":62,"featured_media":63771,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[4,190,182,1098,1262],"tags":[1353,1123,612,1263,1351,1352],"class_list":["post-63763","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","category-data","category-ecm","category-empresas","category-gestion-documental","tag-bases-de-datos","tag-datos","tag-empresas","tag-gestion-documental","tag-gestor-documental","tag-modelado-documental"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v24.8.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Modelado Documental - Implantar un gestor documental en una entidad - OpenExpo Europe 2025<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Modelado Documental - Implantar un gestor documental en una entidad. 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