{"id":70252,"date":"2022-05-03T23:21:29","date_gmt":"2022-05-03T21:21:29","guid":{"rendered":"https:\/\/openexpoeurope.com\/?p=70252"},"modified":"2022-06-19T11:41:13","modified_gmt":"2022-06-19T09:41:13","slug":"la-digitalizacion-bien-entendida-empieza-por-uno-mismo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/openexpoeurope.com\/es\/la-digitalizacion-bien-entendida-empieza-por-uno-mismo\/","title":{"rendered":"La digitalizaci\u00f3n bien entendida, empieza por uno mismo"},"content":{"rendered":"\n

En estos tiempos en que la mayor parte de las empresas est\u00e1n hablando de \u201cDigitalizaci\u00f3n\u201d y de \u201cTransformaci\u00f3n Digital\u201d (que, no nos enga\u00f1emos, sigue siendo la forma de moda para describir lo que se lleva diciendo y haciendo much\u00edsimos a\u00f1os, \u201cintroduzcamos Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n para optimizar\/mejorar nuestro trabajo\u201d) conviene llamar la atenci\u00f3n sobre una \u201ccuriosa\u201d contradicci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Esa \u201cDigitalizaci\u00f3n\u201d en las diferentes empresa la realizan\/dirigen\/orientan empresas (o departamento internos) del sector de las Tecnolog\u00edas de la Informaci\u00f3n (Empresas de Software, Consultor\u00eda, desarrollo, etc). Dado que es una mejora de procesos y ahorro de costes evidente, se supone que la empresa o departamento especializada que ofrece a un cliente (u otro departamento) implantar el proceso y herramienta, lo tiene implantado y utiliza internamente. Sin embargo, tristemente, en muchos casos no es as\u00ed.<\/p>\n\n\n\n

Aunque la he observado en distintas \u00e1reas (Procesos, BI, portales,..), voy a profundizar en esta contradicci\u00f3n en el \u00e1mbito documental, no solo porque es mi \u00e1mbito de especializaci\u00f3n sino porque es un \u00e1rea especialmente descuidada y sin embargo tiene un gran impacto en la organizaci\u00f3n y productividad.<\/p>\n\n\n\n

Como ejemplo de esta contradicci\u00f3n, he visto consultoras o departamentos de desarrollo vendiendo proyectos de implantaci\u00f3n documental cuando tiene su documentaci\u00f3n interna, como se dice popularmente, \u201checha unos zorros<\/a>\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Por supuesto que los fuentes de los programas se controlan con software de control de versiones<\/a> como git<\/a>, SVN<\/a> o Fossil<\/a>, pero eso no es \u201cla documentaci\u00f3n de un proyecto\u201d.<\/p>\n\n\n\n

En ocasiones tambi\u00e9n se cuenta con una herramienta para gestionar backlog, pero son productos orientados a la gesti\u00f3n de tareas, no a manejar y recuperar la informaci\u00f3n adecuadamente. Eso tampoco es \u201cla documentaci\u00f3n de un proyecto\u201d<\/p>\n\n\n\n

En torno a un proyecto hay multitud de documentos (tanto internos como externos) sin los cuales se pierde una visi\u00f3n del proyecto, por qu\u00e9 se ha construido como se ha hecho, las decisiones (tanto t\u00e9cnicas como funcionales) que se han tomado, los problemas surgidos, los acuerdos con el cliente (que alteran plazos e implementaci\u00f3n).<\/p>\n\n\n\n

Sin toda esa informaci\u00f3n, no podr\u00e1 realizarse un correcto mantenimiento de la aplicaci\u00f3n, ni podr\u00e1 minimizarse el riesgo de que en el pr\u00f3ximo proyecto no se cometa los mismos errores, ni evitar que se incumplan plazos o que se realice un trabajo innecesario ya realizado en el proyecto anterior.<\/p>\n\n\n\n

Toda esta informaci\u00f3n deber\u00eda mantenerse en un gestor documental (DMS<\/a>), asignando a cada documento insertado el tipo documental adecuado (\u201cPlanificaci\u00f3n\u201d, \u201cManual\u201d, \u201cRequerimientos\u201d, \u201cPruebas de Carga\u201d, etc) cada uno de los cuales podr\u00e1 tener distintos metadatos\/campos para describirlo. Esto nos permitir\u00e1 posteriormente buscar no solo toda la documentaci\u00f3n de un proyecto (que es lo m\u00ednimo exigible), sino por ejemplo, buscar todos los documento de tipo \u201cPrueba de Carga\u201d (de cualquier proyecto) o buscar todos los documentos de \u201cRequerimientos\u201d que incluyen las palabras \u201coAuth o kerberos\u201d, acotando adem\u00e1s la b\u00fasqueda, por ejemplo, a un determinado departamento o direcci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Y tambi\u00e9n por supuesto, ese gestor documental debe incluir todo tipo de documentaci\u00f3n. No tiene sentido que los documentos \u201cecon\u00f3micos\u201d est\u00e9n en un sistema, los \u201ccontractuales\u201d en otro, los \u201ct\u00e9cnicos\u201d en otro, los de \u201cplanificaci\u00f3n\u201d en otro, etc. Cualquier gestor documental m\u00ednimamente serio permite asociar permisos diferentes de forma que toda la documentaci\u00f3n est\u00e9 en un \u00fanico expediente, pero cada perfil (directores, jefes de proyecto, arquitectos, consultores externos,..) vea los documentos que debe ver y tenga los permisos adecuados para su funci\u00f3n. En la \u00e9poca de la visi\u00f3n integrada y unificada de los \u201cData Lake<\/a>\u201d, del \u201cBusiness Intelligence<\/a>\u201d y de la \u201cVisi\u00f3n 360 del Cliente\u201d, que alguien tenga que acceder a tres o cuatro sistemas para ver todos los documentos relativos a un proyecto o aplicaci\u00f3n parece absurdo.<\/p>\n\n\n\n

Algunos ejemplos de los tipos de documentos que deber\u00edan crearse y gestionarse podr\u00edamos citar:<\/p>\n\n\n\n