Factores claves a la hora de elegir el mejor ERP para tu PYME

La importancia de tener un ERP

¿Deben las Pymes tener un ERP? ¿O es algo sólo restringido a las grandes empresas? Y lo primero de todo… ¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de planificicación de recursos empresariales (Enterprise resource planning, por sus siglas en inglés) y básicamente es un sistema de gestión que integra en un único sistema todos los procesos de la empresa: compras, ventas, gestión de almacén, producción, finanzas, contabilidad, gestión comercial, etc.

Generalmente se ha asociado el uso de un ERP a las grandes empresas, sin embargo esto no tiene que ser así. Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de las ventajas de usar un ERP, puesto que ya existen soluciones adaptadas a las necesidades de las Pymes: desde el punto de vista de procesos y recursos económicos.

Un ERP es una herramienta fundamental para mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidades y poder controlar la información para que la dirección pueda tomar decisiones correctas.

Qué es el concepto de dato único

Desde mi punto de vista, la principal ventaja de un ERP. En este tipo de sistemas los datos sólo deben introducirse una vez, y ya está disponible para todas las personas involucradas en los distintos procesos de la empresa. Es decir, el sistema se basa en una base de datos centralizada en la que se consolidan todas las operaciones, de tal forma que cualquier transacción queda reflejada de forma inmediata, desencadenando otros procesos en el backoffice: actualización de stocks, tesorería, contabilidad.

La ventaja del dato único radica en el ahorro de tiempo (los datos sólo se introducen una vez) y en la minimización de errores manuales. Y ambos ayudan aumentar la productividad empresarial.

Elegir entre adquirir software o alquilarlo. ¿Existen los ERPs SaaS?

El SaaS, o Software como servicio, es un modelo de despliegue de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos.

Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en adquisición de licencias o sistemas informáticos. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios SaaS, cuyo coste a corto plazo suele ser bastante reducido.

El SaaS está orientado principalmente a reducir el coste de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (por ej. un ERP) de una organización. El coste se reduce debido a que la inversión inicial es prácticamente inexistente, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala.

Openbravo On Demand ofrece a las Pymes la posibilidad de acceder a un ERP completo por 39 €/mes por usuario y despreocuparse del hardware y de las copias de seguridad, sin necesidad de realizar ninguna inversión inicial.

Elegir entre software libre o propietario

Existen muchos posts sobre las diferencias entre software libre o propietario. Si nos centramos sólo en ERPs se pueden destacar tres ventajas del software libre frente al software propietario:

1) Seguridad: dado que el código del software libre está a disposición de todo el mundo, muchos expertos en seguridad creen que el software libre es más seguro que el software comercial, debido a que los usuarios finales pueden analizar la seguridad del código y añadir parches de seguridad, y al hecho de que el código deba ser resistente a los ataques de los hackers, que pueden descargarlo de forma gratuita.

2) Flexibilidad: cualquier usuario de software libre tiene la oportunidad de examinar el código fuente y realizar las alteraciones que estime oportuno. De esta manera, los usuarios expertos pueden eliminar los fallos que encuentren y añadir cualquier funcionalidad que precisen. Esto también influye a la hora de ser independiente del proveedor, puesto que el software adquirido puede ser evolucionado y mantenido por otra empresa o profesional que conozca el lenguaje de programación utilizado.

3) Interoperabilidad: la interoperabilidad con otros sistemas de software facilita la capacidad de integrarse con una gama de productos complementarios con el fin de satisfacer los requisitos de negocio. El software libre utiliza estándares abiertos que proporcionan una clara definición de cómo debe producirse el intercambio de información y datos entre sistemas o componentes heterogéneos que deban trabajar juntos.

¿Qué ERP necesita una Pyme?

Si has llegado hasta aquí, ya sabrás que un ERP ofrece a una Pyme control, información e integración. Cualquier ERP permitirá a una Pyme mejorar su productividad.

Pero… ¿cual es el mejor ERP para tu negocio? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio.

Si no te importa adaptar a tus procesos y tienes un presupuesto muy limitado, la mejor opción es un ERP SaaS como Openbravo On Demand. En caso contrario, puedes optar por una implantación personalizada, eligiendo entre software propietario o software libre, y entre un ERP horizontal (generalista) o vertical (especializado en un sector: retail, farmacia, hostelería,…). Openbravo ERP te ofrece las ventajas de un ERP horizontal con posibilidad de verticalización gracias a su sistema modular.

Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

• 1) ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesito?
• 2) ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
• 3) ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
• 4) ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de mi ubicación?
• 5) ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
• 6) ¿El ERP se actualiza y se puede subir de versión sin dificultad?
• 7) ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
• 8) ¿Cual es el CTO (coste total de adquisición)?

Por Jezabel González, Socia Consultora en Vital Innova