Software de gestión documental de código abierto (ECM)

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Software de gestión documental de código abierto (ECM)

El software de gestión documental (también conocido como ECM por sus siglas en inglés Enterprise Content Management) sirve para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo vital. Un servicio de almacenamiento de archivos en la nube como ownCloud es una buena herramienta para una pequeña empresa o un autónomo que sólo tiene la obligación de conservar las facturas, pero es muy limitado a la hora de gestionar diferentes tipos de documentos. Afortunadamente, existen ECM de código abierto que facilitan a las organizaciones con menos recursos acceder a una solución de gestión documental profesional.

Alfresco

Alfresco es el ECM de código abierto más conocido. Según la consultora Forrester, rivaliza con las soluciones privativas de IBM (FileNet) y de EMC (Documentum).  Dispone de una versión gratuita, Alfresco Community Edition, y de una versión de pago, Alfresco One, con soporte de la empresa y módulos opcionales. El programa permite gestionar documentación, crear sitios colaborativos, ejecutar workflows con el BPM Activiti y otras tareas como el desarrollo de aplicaciones. Una de las razones de su éxito es su fácil integración con otros sistemas, como Liferay, Magnolia, Hadoop, etc. Existen scripts que agilizan su instalación y proveedores de hosting que ofrecen instalaciones en un solo click.

Nuxeo

Una crítica frecuente a Alfresco es que ofrece un producto open source limitado como gancho para que el cliente lo pruebe y se pase a la versión de pago, que incluye todas las actualizaciones y prestaciones. Nuxeo es un ECM con funcionalidades muy similares a las del Afresco pero sin una versión de pago diferente de la versión de código abierto. Destaca también por su buena integración con otros sistemas y su escalabilidad. El modelo de negocio de la compañía se basa en ofrecer servicios adicionales, como almacenamiento en la nube y soporte.

OpenKM

OpenKM es un ECM open source de la compañía española Open Document Management System, S.L., con sede en Palma de Mallorca. Se diferencia de los anteriores en que está optimizado para la gestión documental pura y dura y presenta menos funcionalidades adicionales. Cuenta con módulos muy interesantes como el de e-mail archiving y el de factura electrónica, así como con un motor de workflows y un framework de aplicaciones. La empresa ofrece un software open source igual que el que instalan en sus servicios de pago y un programa de formación más económico que el de sus principales competidores.

OpenProdoc

No podía faltar OpenProdoc, un ECM de código abierto desarrollado por Joaquín Hierro. De los cuatro programas, es el que menos funcionalidades ofrece, pero en compensación es el más sencillo de administrar y el que menos recursos consume. Esto lo convierte en la opción ideal para las organizaciones que busquen un software de gestión documental sencillo pero sólido. Permite importar documentos digitalizados con Kofax Capture o Abby FineReader y cuenta con una versión portable.