Cómo escoger un software de gestión empresarial sin prescindir del open source
Seleccionar adecuadamente un programa de gestión de empresa no es una tarea simple. Casi nunca hay nadie en la compañía que esté lo suficientemente preparado para tomar la decisión. La herramienta escogida va a condicionar el funcionamiento y el crecimiento de la empresa. La inversión va a ser alta y los riesgos mayores. Y no hay cursos de formación de “cómo seleccionar un ERP sin temor a equivocarme”.
Por todo esto decidimos escribir La guía definitiva para elegir tu software de gestión empresarial. Se trata de un contenido basado en hechos reales, es decir, en nuestra experiencia atendiendo a directivos que habían pasado por una mala experiencia seleccionando, implementando y utilizando un ERP. Además, se da la circunstancia que en la gran mayoría de casos, estos mismos directivos desconocían totalmente las alternativas en open source que tenían a su alcance.
Hemos juntado nuestra experiencia para elaborar un documento que recoge los principales errores que se cometen a la hora de seleccionar un software de gestión y que da recomendaciones muy útiles para minimizarlos. La guía es perfectamente válida para afrontar cualquier proceso de adquisición de un programa de gestión, pero como nos gusta mucho el open source aprovechamos la ocasión para explicar qué ventajas pueden ofrecer las tecnologías libres a las empresas.
Os invitamos a leer uno de los primeros capítulos de la guía y a descargarla gratuitamente desde la página web de NaN-tic.
SOS ¡necesito un software! Lo sabes. La gestión de tu empresa se acerca peligrosamente a los límites del caos. La gestión diaria no está sistematizada. Los clientes no reciben los productos o servicios en el tiempo que deberían. El proceso de facturación es cada vez más complejo. Los cambios normativos y fiscales te suponen extraordinarios dolores de cabeza adicionales. La información no está centralizada. Los comerciales utilizan herramientas poco ágiles. No dispones de la información adecuada para tomar soluciones estratégicas. Eres incapaz de planificar adecuadamente recursos. Tus perspectivas de crecimiento se ven muy limitadas. La tecnología actual ya no se adapta a las herramientas que adquiriste hace demasiados años… En definitiva, estás perdiendo el control de la compañía.
Y reconozcámoslo: seleccionar un ERP, un CRM o cualquier herramienta de gestión genera una pereza extraordinaria. El proceso será largo y la inversión tardará meses a volver en forma de beneficios. Los empleados que deberán usar el nuevo sistema lo rechazarán de entrada y, por si fuera poco, nunca tendrás la certeza de que has tomado la decisión más adecuada. Tienes que acertar producto y proveedor, por un precio justo y con una tecnología que no te quede corta en pocos años ni que te sobre programa por todas partes. A no ser que tu proveedor informático cuelgue los cables o te diga que se jubila, nunca llega el momento ideal para empezar a mirar alternativas.
La tentación de cerrar la guía en este punto es grande, lo sabemos. Pero precisamente por esto nos hemos molestado en escribirla. Nadie ha dicho que esto sería fácil.
De entrada debemos tener en cuenta que el número de veces que se adquiere una solución informática de estas características en una empresa es relativamente pequeño. Una persona también afronta pocas veces este proceso a lo largo de su vida profesional y, además, desde una vez a la siguiente, las tecnologías han cambiado tanto que buena parte de la experiencia es difícilmente aprovechable.
Por otra parte es importante pensar en las consecuencias, en qué significará tener este nuevo programa para la organización. A menudo se habrán puesto grandes expectativas, pero esto también significa que nos creará una enorme dependencia. Y recordemos que no sólo tendremos dependencia del producto, sino a menudo también de la empresa que nos provee los servicios, bien sean de consultoría, formación, programación o alojamiento.
Así pues, CONSEJO NÚMERO 1: comienza a quitarte de la cabeza la idea de seleccionar el programa rápidamente y de ponerlo en marcha en pocos días o semanas. No porque no sea factible, que podría serlo en algunos casos, sino por las consecuencias que tendrías al día siguiente y que no son para nada recomendables.
Artículo redactado por Marc Redorta / NaN-tic
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