Selección de un producto de software (¿Por qué no existe “el mejor producto”?)

Selección de un producto de software (¿Por qué no existe “el mejor producto”?)

Siguiendo con nuestro proceso de implantación de gestión documental, correspondería ahora tanto la toma de requisitos como la selección del producto más adecuado que cubra esos requisitos, en nuestro caso el gestor documental donde almacenaremos todos los documentos, tanto los propios de nuestro trabajo (expedientes, proyectos, planos, etc) como los documentos internos (normas de recursos humanos, organigramas, etc.).

En estos casos, surgen inevitablemente preguntas como: “¿Qué gestor documental me recomiendas?“, “¿Cuál es el mejor producto?” O “¿Qué indican los análisis de las consultoras (Gartner, Forrester,..) sobre este sector? “

Estas preguntas, y sus respuestas, si no se manejan con cuidado nos pueden llevar a perder mucho tiempo y mucho dinero.

Aunque tendemos a olvidarlo, hay que recordar que “no hay mejor producto”, al igual que no hay “mejor vehículo” o “mejor barrio/localidad en el que vivir”.

Podemos hablar de que existe un “producto más adecuado” para nuestro caso concreto, es decir para la combinación de:

• Nuestro entorno
• Nuestras necesidades
• Y especialmente de nuestra valoración.

Por tanto, para elegir un producto lo más importante es especificar y acotar nuestros requerimientos, tanto funcionales (nuestras necesidades) como tecnológicos (nuestro entorno) y muy importante, la importancia que damos a cada elementos (nuestra valoración).

Este último punto tiende a pasar desapercibido y sin embargo puede determinar elegir el producto adecuado o uno incorrecto. Es imprescindible ponderar y asignar un peso a la valoración que se haga de cada requerimiento o característica, al igual que en un examen u oposición el peso que cada apartado aporta a la nota final no es el mismo.

Cuando elegimos un coche, la importancia que demos al tamaño del maletero, por ejemplo, dependerá de si somos una familia o un solo individuo. La importancia del consumo dependerá de si hacemos muchos kilómetros al año o pocos. El número de talleres oficiales en la zona será menos importante si sabemos de mecánica y podemos hacer ciertas tareas por nosotros mismos.

La importancia y el peso que se dé a cada una de las características pueden cambiar la “nota” global que obtenga cada producto a evaluar y determinar el producto más adecuado.

Requerimientos a incluir para elegir un producto de software adecuado

¿Cómo estructurar los requerimientos? ¿Qué requerimientos incluir?

Mi recomendación es empezar por agruparlas siempre por “familias” o “grandes bloques”, de forma que puede tenerse una visión de los puntos fuertes y débiles de cada producto. Así, por ejemplo, podría definirse:

• Funcionales: Conjunto de requerimientos propios del tipo de producto que vamos a elegir. Este sería el aspecto más importante, y en ocasiones el único que se tiene en cuenta, aunque siempre debe tenerse otros en cuenta.
• Arquitectura: Aspectos de la arquitectura que permitan adaptarse a la carga de trabajo variable, instalar de forma sencilla, adaptarse a distintos entornos e infraestructuras, etc.
• Integración, desarrollo y parametrización: Posibilidades de integración con otros productos, de parametrizar para adaptarse a nuestras necesidades,…
• Seguridad: Gestión de usuarios, autenticación, autorización, encriptación, etc.
• Administración y monitorización: Posibilidades de gestionar el producto, verificar su estado, ajustar rendimiento, monitorizar su estado de salud,…
• Compañía, licencias y ecosistema: Características de la compañía y del producto (muy extendido, poco conocido, con muchos profesionales que lo conocen,..), Open Source o cerrado,..
• Coste: Conjunto de costes a tener en cuenta, incluyendo adquisición, modelo de licenciamiento (por usuario, servidor, carga,..), soporte, formación, servidores necesarios para instalar, otros productos requeridos, etc.

Así, por ejemplo, un esquema muy sencillo (casi trivial) para evaluar un gestor documental podría incluir los puntos:

• Funcionales:
  • Posibilidades de modelado documental (tipos/metadatos)
  • Manejo de carpetas / estructuras jerárquicas
  • Indexación por texto completo
  • OPAC
  • Flujos de trabajo
  • Líneas de valores controladas
• Arquitectura:
  • Soporte Escalabilidad Horizontal / Vertical
  • Soporte múltiples infraestructuras
  • Soporte contenedores 
• Integración, desarrollo y parametrización:
  • API DE acceso
  • Conectores de entrada y salida a otros sistemas
  • Parametrización interfaz de usuario
• Seguridad: 
  • Modelo de Autorización (ACLs)
  • Integración Ldap entidad
  • Gestión de roles
  • Encriptación comunicaciones  almacenamiento
• Administración y monitorización:
  • Facilidad instalación/actualización
  • Trazas operación
  • Monitorización estado
• Compañía, licencias y ecosistema:
  • Soporte de la compañía
  • Difusión del producto
  • Open Source / Cerrado
• Coste:
  • Adquisición licencias
  • Coste soporte anual
  • Coste servidores

Realmente debería elaborarse un modelo más complejo, pero serviría como una primera aproximación.

Ponderación

¿Cómo poner “nota” y cómo ponderar cada respuesta?

Mi recomendación (a pesar de la “estandarización “sobre 5 de los “likes”  ) es puntuar sobre 10 cada punto, cada sección y la nota total.

Desde luego, “puntuar” con colores o flechas arriba y abajo imposibilita aplicar formulas y no permite medir adecuadamente, así que es algo que desaconsejo en el proceso de selección, limitándolo solo a presentaciones o informes resumen del proceso una vez acabado.

Para evitar aspectos subjetivos de la evaluación y evitar derivas personales (tendemos a poner mejor nota al producto que más nos gusta subjetivamente, sin evaluar realmente cada aspecto) un primer paso es determinar previamente la escala de valoración que aplicaremos a cada punto, definiendo los valores máximo (10), mínimo (0) y valores intermedios.

Así, por ejemplo para el modelado documental podría plantearse una escala como:

0. No permite crear tipos documentales

3. Permite crear tipos de documentos O tipos de carpetas / expedientes

5. Permite crear tipos de documentos Y tipos de carpetas / expedientes

8. Permite crear tipos con metadatos de diversas características

10. Permite crear tipos con metadatos de diversas características y listas controladas

De forma que cuando comparemos los productos, podamos ir asignando notas a sus características/respuestas de forma objetiva y sistemática.

Respecto al peso de cada punto dentro de una sección, y de cada sección dentro de la nota total, lo más recomendable es que sume siempre un 100%, es decir, siguiendo con el ejemplo anterior:

• Funcionales: —–(40%)
  • Posibilidades de modelado documental (tipos/metadatos). (35%)
  • Manejo de carpetas/estructuras jerárquicas (20%)
  • Indexación por texto completo (10%)
  • OPAC (10%)
  • Flujos de trabajo (20%)
  • Listas controladas (5%)
• Arquitectura: —– (15%)
  • Soporte Escalabilidad Horizontal/vertical (40%)
  • Soporte múltiples infraestructuras (40%)
  • Soporte contenedores (20%)
• Integración, desarrollo y parametrización: —- (5%)
  • API de acceso (40%)
  • Conectores de entrada y salida a otros sistemas (20%)
  • Parametrización interfaz de usuario (40%)
• Seguridad: —– (10%)
  • Modelo de Autorización (ACLs) (40%)
  • Integración Ldap entidad (20%)
  • Gestión de Roles (20%)
  • Encriptación comunicaciones y almacenamiento (20%)
• Administración y monitorización: —– (5%)
  • Facilidad instalación/actualización (20%)
  • Trazas operación (40%)
  • Monitorización estado (40%)
• Compañía, licencias y ecosistema: —– (5%)
  • Soporte de la compañía (30%)
  • Difusión del producto (20%)
  • Open Source / cerrado (50%)
• Coste: —– (20%)
  • Adquisición licencias (50%)
  • Coste soporte anual (20%)
  • Coste servidores (30%)

De esta forma es fácil comprobar las formulas, ya que si todos los valores están rellenos con un 10, obtendremos una nota total de 10. Además permite ver que productos aprueban y en que apartados son mejores.

Este proceso de la ponderación es crítico, ya que nos permite fijar nuestras prioridades de acuerdo a nuestras necesidades y preferencias.

Por ejemplo, si necesitamos integrarlo con otros sistemas, el peso de las opciones de integración/desarrollo puede aumentar, reduciendo otros factores (para mantener el total de 100%). Si es un sistema crítico y necesitamos un soporte 24h, tanto el peso del apartado Compañía como el de Soporte dentro de Compañía, crecerán a costa de otros puntos.

Con todo lo anterior podremos crear una hoja de cálculo con las formulas necesarias, que nos permita calcular la nota de cada candidato.

Evaluación de cada producto

Con el “examen” preparado, ya podemos empezar a buscar candidatos y evaluarlos. Recomiendo realizar una búsqueda amplia, sin filtros previos, y, una vez revisados los candidatos, realizar la evaluación detallada con los más “interesantes” (entre 5 y 10 productos).

La recopilación de los datos y respuestas a las preguntas podría hacerse, o bien por un cuestionario enviado a los fabricantes/distribuidores o bien analizando la documentación disponible. En cualquier caso, es importante documentar la respuesta a cada pregunta (ya sea porque está en el cuestionario o porque aparece en un documento o en su web) anotando la fuente de la respuesta/valoración, de forma que podamos confirmarlo si hay dudas.

Con las respuestas al “examen” podremos rellenar la hoja de cálculo con las notas y una puntuación de cada producto, que nos dará el más adecuado a nuestras necesidades.

Pruebas

Aunque la nota es crítica no siempre la información que hemos recopilado es 100% fiable (por los diversos criterios de cada fabricante, posible indefinición de las preguntas, interpretación de características, etc.) ni puede asegurarse que el producto con la mejor nota sea el realmente el óptimo y no el segundo (especialmente si las notas son muy cercanas).

Por ello es recomendable montar un pequeño piloto donde se pruebe los dos o tres productos con mejor valoración durante un tiempo, intentando realizar las tareas de parametrización y uso que necesitaremos realmente, para ver si tras esa experiencia uso puede ocurrir que finalmente confirmemos el producto con mejor calificación u quizá optemos por el segundo o tercero.

Conclusiones

Si alguien se plantea que es bastante trabajo hacerlo bien, le contestaría que, efectivamente, no se hace “en dos tardes”. Sin embargo, si hacemos un pequeño cálculo veremos que merece la pena esa inversión.

Supongamos un gestor documental que utilizarán solo 10 personas. El grueso de la información de cualquier empresa o institución está almacenado en documentos y es fácil dedicarle 2 horas diarias a buscar o manejar documentos (ya sea para tramitarlos o para consultar información). Muchos estudios confirman tiempos de dedicación con estos órdenes de magnitud.

Con esos datos, el total de horas anuales utilizando el gestor documental elegido serían:

2 h/persona/día * 10 personas * 220 días/año = 4.400 horas empleadas/año.

Supongamos que una herramienta bien elegida nos permitirá ahorrar un 10% de trabajo comparada con otras (lo que no es una gran diferencia, he visto herramientas “lamentables” que hacen perder mucho tiempo), eso son 440h en un solo año, es decir casi 3 meses de trabajo. Y eso únicamente para 10 personas, en cuanto sea mayor el número de usuarios, el ahorro eligiendo bien (o pérdida eligiendo mal) será muchísimo mayor.

Por tanto el dedicar, durante un período de 2 o tres meses, un total de 160 o 320 horas de esfuerzo para elegir BIEN un producto se amortiza en el primer año. Eso sin contar con el dinero y esfuerzo malgastados en muchas ocasiones por no haber elegido bien y tener que volver a empezar.

Así que animo a todos a realizar un proceso en condiciones, el resultado será siempre satisfactorio.

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