3 Herramientas open source para planificación de proyectos – Gestión Documental

3 Herramientas open source para planificación de proyectos – Gestión Documental

Tal como avanzaba en la presentación de la serie de colaboraciones, voy a utilizar como hilo conductor la implementación de un sistema de gestión documental en una empresa que desarrolle software (ya sea internamente o como producto al exterior), para reflexionar sobre diversos aspectos del software libre y de la gestión documental.

Y el primer paso, lógicamente, será plantear cómo y con qué gestionamos la planificación y seguimiento del proyecto. Para ello comentaré varias herramientas de gestión de proyectos que nos permiten gestionar Diagramas de Gantt, lineas base, recursos y todas las gestiones y datos asociados.

Seguro que habrá alguna persona que, tal como comentaba en mi artículo en Pensamiento Critico TI Injustificada Prepotencia, considerará ese sistema de gestión de proyectos dentro de las alternativas “muy obsoletas” y asumirá como “única opción” el uso de una metodología Agile y de herramientas para gestionar un backlog y el uso de post-it (en papel o con programas como Trello).

Considero que son herramientas y técnicas útiles como solución “táctica” para iterar dentro de una de las etapas, o por supuesto con planteamientos de Startup o I+D donde se pretende investigar sin posibilidad alguna de estimar plazos ni costes.

Sin embargo, hay que recordar que:

1- Un proyecto debe tener unas fechas (¿Alguien contrata unas vacaciones o encarga un producto sin fijar las fechas ?), ya que hay coordinar distintos equipos (usuarios, administradores, desarrolladores, formadores, etc.) para distintas tareas y actividades (formación, análisis, instalación, integración, parametrización, vacaciones,..), por lo que debemos tener claro el inicio y fin de cada actividad para tener en cuenta la disponibilidad y coordinación.

2- Debe tener un coste total (¿Alguien contrata unas vacaciones o encarga un producto sin saber el coste?), por lo que hay que saber inicialmente las horas que se requieren de dedicación de cada perfil o equipo, así como los costes de cualquier elemento adicional (servicios profesionales, productos, etc).

3- Generalmente tenemos compromisos de entrega (internos o externos) por lo que es necesario conocer no solo las fechas previstas para cada etapa sino el camino crítico (es decir la serie de tareas cuyo retraso no es “corregible”) y las desviaciones que se vayan produciendo en relación a la línea base

Por tanto, para planificar el proyecto y gestionarlo adecuadamente se necesita software que nos permita:

• Definir tareas, su duración y esfuerzo
• Dependencias entre tareas
• Gestionar recursos asignados
• Representación gráfica
• Gestionar prioridades y restricciones
• Gestión de calendarios (vacaciones, festivos, limitaciones horarias, ..
• Líneas base
• ..

3 Herramientas open source de planificación de proyectos

Existen multiples productos disponibles (aunque hay que tener cuidado, ya que se incluyen en esa lista productos “demasiado” diversos, y no todos son realmente productos de gestión de proyectos en el sentido citado), pero solo voy a comentar 3 productos, dos de ellos por ser Open Source, multiplataforma y bastante cómodos de uso, y otro por poderse instalar en móvil.

ProjectLibre, con licencia CPAL, es mi opción habitual. Tiene una usabilidad muy buena, y la mayoría de las funciones que se necesitan en una herramienta de este tipo.

Incluye bastantes posibilidades para generar informes de esfuerzos y costes por tarea y recurso.

Otra opción muy interesante es GanttProject, con licencia GPL. Requiere Java para su uso.

En mi opinión particular, el uso es menos intuitivo que ProjectLibre, y la presentación de la línea base es un poco “particular”, pero tiene la funcionalidad necesaria de uso más habitual. Es interesante destacar que puede añadirse columnas personalizadas a las tareas y recursos, para poder enriquecer y estructurar la información (en lugar de poner simplemente notas).

Aunque tiene menos opciones para generar informes, a cambio dispone de más posibilidades de importación y exportación. Además puede generar diagramas PERT de las tareas

Hay que destacar en ninguna de estas aplicaciones citadas permite redistribuir tareas/recursos en caso de que se sobrepase la carga estimada, es decir, si se asigna un recurso a varias tareas y se sobrepasa su capacidad establecida, no hay posibilidad de que automáticamente alargue la duración de las tareas o limite de alguna forma esta colisión.

Estas son funciones que si permiten herramientas como Microsoft Project y que considero muy útiles para hacer una planificación realista y evitar colisiones, retrasos o “quemar” a las personas con exceso de trabajo por una deficiente planificación.

He de aclarar que utilizo recurso en sentido genérico, no refiriéndome a solo a personas (como en el contexto de “recursos humanos”), sino a cualquier recurso necesario para un proyecto, como salas de reuniones, servidores de pruebas o servicios en la nube. Y por supuesto, sin entrar en debates sobre “cosificación” de las personas. Se trata de organizar el trabajo lo mejor posible.

Ambos programas permiten exportar (y GanttProject importar) a Microsoft Project, que puede considerarse un “estándar”, y permiten opciones como fijar calendarios (horarios, vacaciones, etc)

Y como cada vez la vida es más “móvil”, en todos los sentidos, creo que es interesante citar una versión para móvil (no conozco ninguna Open Source) que nos permite gestionar un proyecto sin necesidad de abrir el ordenador.

Se trata de Project Schedule Free, una aplicación bastante completa, que dispone de una versión de pago que incluye funciones extendidas. La versión gratuita es bastante completa, y permite definir recursos y calendarios, tareas y subtareas, etc. Una ventaja de esta aplicación es la posibilidad de integración con calendario y con Google task, de forma que las tareas no se conviertan en un simple documento que hay que consultar sino que puedan aparecer en los calendarios.

¿Qué tareas implica?

Respecto a las tareas en sí que implicaría un proyecto de implantación de un gestor documental, he incluido en los ejemplos una aproximación muy sencilla que implicaría básicamente:

1. Análisis de necesidades (volúmenes, procesos y áreas implicadas, ciclos de vida de los documentos, restricciones legales, seguridad y autorización, operaciones a realizar, integración con otras aplicaciones, búsqueda por contenido, etc)
2. Modelado Documental (definición de tipos documentales y los metadatos que les caracterizan, tipos de expediente y metadatos asociados, criterios de búsqueda, valores controlados de los metadatos, etc..)
3. Selección de producto (sería un proyecto en sí, incluyendo análisis de mercado, ponderación y validación de requisitos para cada producto, prueba de concepto para analizar el funcionamiento “real” y no teóricamente, contratación, etc..)
4. Implantación del producto (tanto en el aspecto de despliegue de servidores en los entornos correspondientes como parametrización de acuerdo a las necesidades y modelado definidos previamente)
5. Integración hacia/desde otros sistemas y/o desarrollos.
6. Formación (elemento imprescindible ya que el paso de papel a soporte electrónico o, casi peor, el paso de manejar ficheros “tirados” en una carpeta local o cloud a una estructura organizada y eficaz suele ser complejo y requiere vencer la inercia.

Hay muchas otras herramientas, pero desde luego cualquiera de ellas es más eficaz que hacer un seguimiento dibujando barras en una página en una presentación, o rellenando celdas de colores en una hoja de cálculo, algo que se ve demasiado habitualmente.

En ocasiones se ha oído hablar de empresas que prohíben las presentaciones como herramienta; desde luego no llegaría a tanto, todo tiene su aplicación usado con racionalidad, pero sí prohibiría 🙂 hacer seguimientos y planificación de proyecto con herramientas ofimáticas, existiendo herramientas especializadas mucho mejores y que ahorran mucho trabajo.

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